Certaines entreprises choisissent le courrier électronique comme canal de communication pour leurs employés. Cependant, les e-mails ont quelques inconvénients organisationnels. Ils sont généralement ouverts tard et nécessitent une connexion Internet partout. De plus, la plupart des employés ouvrent leurs e-mails sur un ordinateur, ils ne reçoivent donc pas de notifications sonores ou vibrantes.

Peu de gens savent qu'ils peuvent réguler la communication avec leurs services et employés via un service SMS interne. La messagerie texte couvre tous les points faibles des e-mails, ce qui peut rendre la communication interne beaucoup plus efficace et productive.

Qu'est-ce qu'un SMS interne?

Le SMS interne est un canal qui améliore les communications via la messagerie texte au sein de n'importe quelle communauté. Il fournit des interconnexions rapides et efficaces entre les employés pour les mettre sur la même page à tout moment.

Les entreprises l'utilisent pour transmettre des messages ou des alertes essentiels à leurs employés en quelques secondes. C'est l'un des canaux les plus pratiques pour atteindre un grand nombre de destinataires. Une partie de sa fonctionnalité est due au fait qu'elle atteint les gens via des appareils qu'ils transportent avec eux la plupart du temps - les téléphones portables.

En outre, les messages texte sont un canal de communication plus personnel, c'est pourquoi les gens accordent beaucoup plus d'attention aux notifications par SMS. Cela se reflète dans les taux d'ouverture des messages texte . Dans cet esprit, voyons comment les entreprises peuvent implémenter le SMS interne dans leur stratégie de communication.

Comment utiliser les SMS internes?

Chaque partie de l'organisation communique avec les autres départements plusieurs fois par jour. Les SMS internes peuvent rendre ce processus beaucoup plus rapide et plus facile. Voici quelques exemples de la façon dont cela bénéficierait aux communications internes des entreprises.

Des incidents inattendus tels que des conditions météorologiques extrêmes, des temps d'arrêt du système ou des cas d'urgence peuvent survenir à tout moment. Il est de la responsabilité de l'entreprise d'agiter les informations et de préparer le personnel à répondre. Les SMS internes sont très utiles dans des situations comme celle-ci. Contrairement aux e-mails, il est rapide et peut atteindre tous les employés en quelques secondes. De plus, les employés reçoivent des tonnes de courriels quotidiennement, de sorte qu'ils peuvent ne pas les consulter juste après en avoir reçu un.

Exemple

• «Veuillez NE PAS quitter le bâtiment. L'entrée est bloquée en raison de fortes chutes de neige. »
• «Veuillez noter que les back-offices internes seront fermés de 15 h 20 à 15 h 50 aujourd'hui. En cas d'urgence, veuillez informer les clients de contacter plus tard. "
• «Le personnel de Bobby & Co., actuellement, nous rencontrons des problèmes majeurs avec l'électricité. Veuillez ÉTEINDRE tous les appareils de la première section du bâtiment. »

De même, les SMS internes peuvent être utiles pour les employés qui n'utilisent pas d'ordinateur pour travailler. Il n'y a pas de meilleur canal pour transmettre les mises à jour que les SMS. Il atteint leurs téléphones, qui sont très probablement avec eux à tout moment.

Exemple

• «Veuillez noter que l'entreprise va apporter des modifications aux contrats de travail. Tous les employés présentent une demande de renouvellement de contrat au service des ressources humaines. »
• «Gardes de sécurité des sections 2 à 9, veuillez rencontrer le chef du département dans son bureau après le quart de soir aujourd'hui.»

Les jours fériés, les événements d'équipe ou les jours de congé nécessitent des rappels supplémentaires pour s'assurer que chaque membre du personnel est informé en conséquence. Là encore, le fait que chaque employé reçoive quotidiennement des tonnes d'e-mails fait du SMS un canal plus privilégié pour les communications internes. Trop de courriels peuvent mélanger toutes les informations et provoquer des incidents indésirables. De plus, comme les messages texte sont plus personnels pour les gens, ils sont plus susceptibles de se souvenir des rappels par SMS.

Exemple

• «Rappel: lundi 14 octobre est le jour de Columbus et le bureau est fermé. Passez un bon long week-end. "
• «Rappel: à 19 h ce vendredi 25 octobre, nous aurons un événement d'équipe au Madison's Pub. S'il vous plaît ne soyez pas en retard."

Bien qu'il soit de la responsabilité directe des employés de se souvenir de leurs délais, un rappel supplémentaire reste important pour les managers. Ils réduisent les chances de manquer des délais et servent de guide supplémentaire aux travailleurs. Cela profite certainement au personnel administratif et exécutif.

Exemple

• "Rappel: les rapports mensuels devraient être prêts lundi (4 novembre). Veuillez vous assurer que tous les fichiers sont correctement formatés avant de les soumettre. »

Comment démarrer avec les SMS internes?

De nombreuses entreprises évitent de mettre en œuvre une stratégie SMS interne en raison d'un manque de connaissances. En réalité, commencer avec les SMS internes est une chose très simple.

1. Choisissez un fournisseur de SMS fiable (notez que le même fournisseur peut également vous fournir des services de diffusion de texte si votre entreprise en a besoin).
2. Enregistrez les numéros de téléphone des travailleurs sur la plateforme du partenaire.
3. Si nécessaire, divisez la base de données en groupes de différents services.
4. Envoyez des messages texte internes et profitez des résultats.

Sur une note latérale, si vous n'avez aucune idée sur la façon d'enregistrer le numéro de téléphone de votre travailleur sur la plate-forme, ne paniquez pas. Pour les petites entreprises, cela ne devrait pas poser de problème car elles peuvent facilement collecter les numéros de téléphone de tout le monde.

Cependant, si vous avez une grande entreprise avec plus d'employés, la procédure est un peu différente, mais toujours pas difficile. Vous devez créer un mot-clé à envoyer par les employés à un code de fonction SMS prédéfini et vous inscrire aux mises à jour SMS internes.

Lorsque vous choisissez un mot-clé, assurez-vous qu'il est facile à épeler et qu'il peut être associé à votre entreprise afin que les employés ne le confondent pas. Par exemple, si votre entreprise est spécialisée dans la production d'ordinateurs portables, votre mot clé peut être similaire à "Notebook11".